Cette notice d’information a pour objet de vous informer de manière transparente sur les traitements que nous sommes susceptibles de mettre en œuvre tout au long de la relation, à l’égard de nos clients, prospects ou des personnes physiques intervenant dans le cadre d’une relation avec un client …
1. Qui recueille vos données à caractère personnel
2. Comment nous obtenons les données personnelles vous concernant
3. Qui accède à vos données
4. Pourquoi nous traitons vos données à caractère personnel ?
5. Combien de temps sont conservées vos données
6. Comment nous assurons la sécurité et la confidentialité de vos données
7. Où sont stockées vos données
8. Vos droits
9. Comment exercer vos droits.
1. QUI RECUEILLE VOS DONNÉES A CARACTERE PERSONNEL ?
Vous utilisez les services de notre cabinet quotidiennement et vous nous connaissez bien. Nous vous accompagnons dans la gestion de votre copropriété.
Nous sommes en charge de la collecte et du traitement des données à caractère personnel liées à cette relation principale. Nous intervenons à ce titre en qualité de RESPONSABLE DE TRAITEMENT.
Pour rendre ces services, nouons des partenariats avec des entreprises (plombier, chauffagiste, étanchéiste…..).
Toutes ces sociétés contribuent aux services qui vous sont fournis ou qui sont distribués par notre intermédiaire et veillent au respect des mêmes principes.
Pour ce faire, elles sont susceptibles d’avoir communication de vos données à caractère personnel (numéro de téléphone, adresse mail).
2. COMMENT NOUS OBTENONS LES DONNÉES PERSONNELLES VOUS CONCERNANT ?
Au cours de notre relation, nous allons recueillir et traiter des données à caractère personnel vous concernant.
LES DONNÉES A CARACTERE PERSONNEL ET INFORMATIONS QUE VOUS NOUS COMMUNIQUEZ
Lors de notre mandat, nous collectons les données nécessaires à la bonne exécution de notre mission.
À ce titre, vous nous communiquez des données à caractère personnel relatives à votre identité, vos données de contact et notamment votre courriel et votre numéro de téléphone portable pour que nous puissions vous contacter en cas de problème sur la copropriété.
Certaines données à caractère personnel peuvent être collectées à des fins réglementaires. Vous êtes informés le cas échéant des conséquences d’un refus de communication.
LES DONNÉES A CARACTERE PERSONNEL PROVENANT DE TIERS
Les données à caractère personnel peuvent également provenir :
‐ De tiers ancien syndic, notaires, avocats, Banque de France.
LES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL PUBLIQUES
Nous pouvons être amenés à collecter des données à caractère personnel publiques vous concernant.
Les données à caractère personnel publiques sont les informations ou données personnelles produites ou reçues par une autorité administrative dans le cadre de sa mission de service public, publiées par une autorité administrative ou communicables à toute personne en faisant la demande. Nous pouvons utiliser les informations ou données à caractère personnel publiques quand cela est autorisé par les textes législatifs ou réglementaires et dans le respect des règles spécifiques de communication et de réutilisation précisées par lesdits textes.
EXCLUSION DES CATÉGORIES PARTICULIÈRES DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Les catégories particulières de données à caractère personnel sont les données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, les données génétiques, les données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, les données personnelles concernant la santé ou les données personnelles concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.
Par principe, nous ne collectons ni ne traitons aucune de ces catégories de données à caractère personnel particulières.
3. QUI ACCEDE A VOS DONNÉES ?
Nous pouvons partager vos données dans les cas suivants :
- avec les entreprises qui assurent l’entretien de votre immeuble, compagnies d’assurances (en cas de sinistres), organismes d’état pour l’obtention de subvention, administrations, notaires, avocats, huissiers …
- aux sous‐traitants et prestataires pour les seuls besoins des prestations à réaliser pour le compte de la copropriété.
Nous partageons à ces tiers vos données à caractère personnel dans les cas suivants :
‐ Lorsque cela est prévu dans le cadre de notre mission (décision d’Assemblée Générale, mutations, procédure, sinistre, recouvrement de charges,…)
4. POURQUOI NOUS TRAITONS VOS DONNÉES A CARACTERE PERSONNEL ?
Dans le cadre de notre mission, notre cabinet utilise tout ou partie des données à caractère personnel vous concernant, pour les finalités décrites ci‐dessous et sur la base des fondements suivants :
EXÉCUTER NOTRE MISSION DANS LE CADRE MANDAT CONFIE PAR L’ASSEMBLEE GENERALE
Le traitement est mis en œuvre car il est nécessaire à la bonne exécution de notre mandat.
Le traitement mis en œuvre dans le cadre de notre mandat concerne notamment la tenue des comptes de la copropriété, les convocations aux assemblées générales et réunions d’information, le recouvrement des charges, gestion des sinistres, travaux, contentieux….
Sans ces traitements, nous ne serions pas en mesure de d’exécuter notre mandat.
RÉPONDRE À NOS OBLIGATIONS LÉGALES ET RÉGLEMENTAIRES
Notre activité intervient dans un environnement réglementaire très encadré par la loi de 1965.
Pour répondre à ces obligations légales, nous mettons en œuvre des traitements de données à caractère personnel.
En conséquence, nous pouvons être amenés à demander des informations précises concernant certaines opérations si la législation ou la réglementation nous l’impose.
Lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.
Nous sommes tenus de procéder à l’identification de nos clients et de déclarer aux autorités compétentes certaines opérations en particulier :
- les sommes inscrites dans nos livres et les opérations portant sur des sommes qui pourraient provenir d’une infraction passible d’une peine privative de liberté ou qui pourraient participer au financement du terrorisme,
5‐ COMBIEN DE TEMPS SONT CONSERVEES VOS DONNÉES ?
Les données sont conservées pendant le temps nécessaire à l’exécution de notre mandat.
Après la cessation de la relation, nous pouvons également conserver vos données et exploiter certaines de ces informations (vos noms, prénoms, adresse) à des fins de prospection commerciale pendant une durée maximale de 5 ans (à compter du dernier contact entrant). Vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement réalisé à des fins de prospection commerciale dans les conditions prévues à l’article 12 des présentes.
Données à caractère personnel relatives à un prospect non client.
Les données personnelles relatives à un prospect non client sont conservées, à des fins de prospection commerciale, pendant une durée maximale de trois ans à compter du dernier contact émanant du prospect.
6‐ COMMENT NOUS ASSURONS LA SECURITE ET LA CONFIDENTIALITE DE VOS DONNÉES ?
Le respect de la vie privée, la sécurité et à la confidentialité des données et particulièrement des données personnelles confiées par nos clients est notre priorité.
Ainsi, nous nous engageons à prendre les mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles nécessaires pour préserver la sécurité des données à caractère personnel de nos clients contre tout accès non autorisé, modification, déformation, divulgation, ou destruction des données à caractère personnel que nous détenons,
Nous nous engageons à conclure avec nos sous‐traitants, conformément aux obligations légales et réglementaires, des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données à caractère personnel.
7‐ OU SONT STOCKEES VOS DONNÉES ?
Les données à caractère personnel et les informations relatives à nos Clients sont stockées dans nos systèmes d’information ou dans celui de nos sous‐traitants ou prestataires.
Nous nous engageons à choisir des sous‐traitants et prestataires répondant aux critères de qualité et de sécurité, et présentant des garanties suffisantes, notamment en termes de connaissances spécialisées, de fiabilité et de ressources, pour la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles y compris en matière de sécurité des traitements.
À ce titre, nous imposons à nos sous‐traitants et à nos prestataires des règles de confidentialité au moins équivalentes aux nôtres.
Par principe, nous privilégions les solutions techniques et le stockage des données à caractère personnel dans des centres d’hébergement situés au sein de l’Union Européenne. Si tel n’est pas le cas, nous prenons les mesures nécessaires pour nous assurer que les sous‐traitants et prestataires offrent les mesures de sécurité et de protection adéquates telles que décrites ci‐après.
8 ‐ VOS DROITS
Dans les limites et conditions autorisées par la réglementation en vigueur, vous pouvez :
‐ accéder à l’ensemble de vos données à caractère personnel,
‐ faire rectifier, mettre à jour et effacer vos données à caractère personnel, étant précisé que l’effacement ne peut intervenir que lorsque :
- les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectée ou traitées d’une
autre manière, - vous avez retiré votre consentement sur lequel le traitement était fondé,
- vous vous êtes opposé au traitement de vos données et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le poursuivre,
- les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite,
- les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union ou par le droit français auquel notre cabinet est soumis,
- vous vous êtes opposé au traitement de vos données, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par notre Cabinet prévalent sur les vôtres,
‐ lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, retirer ce consentement à tout moment,
‐ introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.
En France, l’autorité de contrôle est la CNIL ‐ 3 place de Fontenoy ‐ TSA 80715 ‐ 75334 PARIS
CEDEX 07 www.cnil.fr
9 ‐ COMMENT EXERCER VOS DROITS ?
Si vous souhaitez en savoir plus sur les dispositions de cette notice d’information, exercer vos droits ou contacter notre Délégué à la Protection des Données, vous pouvez nous écrire à l’adresse suivante : Cabinet PRECLAIRE- Délégué à la Protection des Données – 15, Rue Jacquard – BP 72 – 91280 SAINT PIERRE DU PERRAY.
Vous devez impérativement justifier de votre identité en indiquant clairement vos nom et prénoms, l’adresse à laquelle vous souhaitez que la réponse vous soit envoyée, signer votre demande et y joindre la photocopie d’un document d’identité comportant votre signature.
L’exercice de vos droits d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, de votre droit à la limitation du traitement ou à la portabilité des données à caractère personnel s’effectue sans frais. Au titre de l’exercice du droit d’accès, nous vous fournirons une copie des données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement. En cas de demandes manifestement infondées ou excessives notamment en raison de leur caractère répétitif, nous pourrons exiger le paiement de frais raisonnables tenant compte des coûts administratifs supportés pour fournir ces informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées, ou refuser de répondre à votre demande.
Cette notice d’information est susceptible d’être modifiée.